Fil d'Ariane

Système de gestion des règles de Compliance de Messer

Système de gestion des règles de Compliance de Messer

Messer Compliance Management System

Préambule

Le système de gestion des règles de Compliance de Messer (Compliance Management System ; ci-après nommé « CMS Messer ») est notre concept d’organisation qui décrit le système de valeurs de Messer et définit sa mise en œuvre pratique ainsi que les responsabilités qui s’y rapportent. Le concept d’organisation vise à éviter en amont toute violation du Code Messer. Il constitue un cadre contraignant pour la gestion des conflits d’intérêts, le respect des lois et règlements applicables ainsi que des dispositions internes comme externes aux entreprises dans tous les secteurs d’activité de Messer. Le CMS de Messer est soutenu par un engagement clair du Comité de Gérance, des membres de la direction et des cadres dirigeants, et sert d’instrument pour établir une relation de confiance avec nos clients, nos partenaires, nos collaborateurs ainsi qu’avec nos concurrents, le grand public et les médias.

 

Code Messer

Le Comité de Gérance de Messer SE & Co. KGaA a regroupé les principes à la base du concept d’organisation dans un corpus juridique appelé le « Code Messer ». Le Code Messer vise à instaurer une gouvernance active au sein du Groupe et doit servir de guide à tous les collaborateurs dans leur activité quotidienne, et ce dans le respect du modèle d’entreprise Messer. Les membres de la direction doivent prendre des mesures adaptées pour garantir que tous les collaborateurs ont librement accès au Code Messer, sont informés de l’emplacement où se trouve ledit Code et de la manière dont il peut être consulté.

Le Code de Conduite Messer est le document central du Code Messer. Il est complété et concrétisé par les Directives du Groupe et les autres directives, manuels et procédures internes applicables au niveau local ou du Groupe. Le Code Messer tient compte des résultats des analyses régulières des risques afin de déterminer les dangers spécifiques auxquels l’entreprise est généralement exposée.

Notre principale ressource pour atteindre nos objectifs d’entreprise réside dans les compétences professionnelles et l’esprit entrepreneurial de nos collaborateurs. Nous apprécions l’engagement et la passion avec lesquels les collaborateurs contribuent à la réussite de l’entreprise. Les collaborateurs doivent respecter dans l’exercice de leur fonction les lois et les règles du Code Messer qui leur sont applicables.

Nous veillons aussi à ce que nos partenaires commerciaux, nos clients et les autres parties prenantes avec lesquelles Messer collabore, respectent les lois applicables ainsi que les principes du Code Messer.

 

Responsable Compliance

Le Comité de Gérance de Messer SE & Co. KGaA est responsable du contrôle du respect du système de gestion des règles Compliance de Messer. Ce concept d’organisation à force obligatoire pour tous les membres de la direction, les cadres dirigeants et collaborateurs du Groupe Messer.

En conformité avec les dispositions légales applicables, les membres de la direction ont pour responsabilité de mettre en œuvre ce concept d’organisation dans leurs sociétés locales respectives et de garantir son respect. Afin d’assister les membres des organes de direction et des organes de surveillance dans cette tâche, le Comité de Gérance de Messer SE & Co. KGaA a désigné un Directeur Compliance du Groupe (Chief Compliance Officer = CCO). À lui s’ajoutent les Responsables Compliance locaux (Local Compliance Officer = LCO) qui sont nommés par les Responsables régionaux en concertation avec leurs directions locales respectives. L’équipe de Responsables Compliance est complétée par les Responsables des fonctions centrales au niveau du Groupe qui sont Responsables Compliance en charge d’une activité spécifique (BCO). Le Comité de Gérance de Messer SE & Co. KGaA a défini les missions, droits et obligations des Responsables Compliance dans le cadre d’une Directive relative aux Responsables Compliance.

Les membres des organes de direction, les cadres dirigeants, le CCO, les LCO et BCO doivent faire figure d’exemples. Il est en effet attendu d’eux un niveau élevé de compétences sur le plan social et éthique. Tous les actes des membres de la direction et des cadres dirigeants sont subordonnés à des exigences d’organisation, de direction, de communication, de discernement, de contrôle et de conseil. Ils doivent en outre assurer la protection des clients, des collaborateurs et de l’environnement. Par conséquent, il est tout aussi indispensable pour eux d’avoir une conduite irréprochable et conforme à la loi que d’empêcher et de condamner les pratiques illégales.

 

Analyse des risques

Les points de faiblesse possibles au sein de Messer ont été définis grâce à une analyse détaillée des risques dans laquelle toutes les sociétés locales et les services centraux ont été intégrés.

 

Programme de formation

Outre les formations classiques avec présence des participants, des conférences en ligne et des formations en e-learning peuvent être organisées sur des thèmes choisis concernant le Code Messer. Les Services spécialisés centraux ainsi que les directions locales et les services spécialisés locaux définissent en règle générale les contenus des formations et choisissent les collaborateurs à former. Ils prennent en charge l’organisation et la réalisation des formations, en cas de besoin avec l’aide de prestataires externes, et assurent la documentation nécessaire. Le Comité de Gérance de Messer SE & Co. KGaA peut rendre obligatoires des formations et contenus de formation et exiger qu’un certain cercle de collaborateurs y participe.

 

Obligations de rapport et d’audit

En vertu des Directives du Groupe, des statuts largement uniformisés, des règlements intérieurs des directions des sociétés (locales), des dispositions relatives aux pouvoirs de signature respectant le principe de double contrôle et des directives particulières des services centraux, certains actes sont soumis à une obligation d’autorisation et de rapport bien définie.

En outre, certains sujets font l’objet de discussions et d’approbations dans le cadre de rencontres régulières à l’échelle locale ou régionale ou au sein des Services spécialisés ; des expériences et informations y sont aussi échangées et rapportées.

Les principaux processus sont définis par Messer et font souvent l’objet de certifications (ISO, GMP par exemple).

Afin de respecter le Code Messer, on recourra aussi aux structures organisationnelles existant déjà. Les différents Services spécialisés, les Responsables régionaux et les organes de direction en sont directement responsables. Ils assurent la mise en œuvre et le respect du Code Messer pour les domaines relevant de leur sphère de responsabilité.

À intervalles réguliers, l’Audit interne effectue des contrôles de plusieurs jours dans toutes les sociétés locales avec l’aide de la Direction Juridique du Groupe. Les éléments importants au regard du Code Messer (par exemple statuts, règlements intérieurs, pouvoirs de signature, formations organisées, rapports, etc.) sont alors soumis à une vérification approfondie. Les différents Services spécialisés réalisent également des audits détaillés (par exemple SHEQ, médical, informatique). Les constatations faites et les propositions d’amélioration sont consignées dans un rapport qui est transmis à la direction de Messer SE & Co. KGaA. La mise en œuvre des propositions d’amélioration est vérifiée par des audits de suivi dans un délai donné.

Tous les trois mois, les litiges en instance et les litiges pendants/imminents au-delà d’une certaine valeur ou d’un certain risque sont rapportés de façon centralisée et sont regroupés en fonction des faits, de la valeur du litige, de l’état de la procédure, des risques de procès et le cas échéant des provisions constituées ou devant être constituées.

Les membres de la direction/les LCO et BCO sont tenus d’informer le CCO en cas de suspicion quant à une violation grave du Code Messer. Tous les faits et actes relatifs au Code Messer relevant d’une société locale ou d’un Service spécialisé doivent être rapportés au CCO une fois par an au plus tard avant le 31 janvier pour l’année écoulée, et ce dans le cadre d’un rapport Compliance.

Le CCO fait des rapports réguliers au Comité de Gérance de Messer SE & Co. KGaA, et sans délai sur demande en cas de violations graves du Code Messer qui lui ont été signalées, sinon une fois par an.

Une fois par an, toutes les sociétés locales et les Services centraux signalent au VP Corporate Controlling tous les faits pertinents pour le rapport sur les risques. Celui-ci est ensuite discuté par le Comité de Gérance de Messer SE & Co. KGaA, qui décide le cas échéant de nouvelles mesures en découlant. Le Conseil de Surveillance de Messer SE & Co. KGaA reçoit ce rapport et, si nécessaire, des explications plus détaillées à ce sujet à titre d’informatif.

Une fois par an, Messer résume toutes ses activités dans un rapport de développement durable et les fait certifier dans le cadre de la « Global Reporting Initiative » (GRI).

 

Signalement en cas de violations des règles Compliance et de soupçons présumés fondés

Les membres de la direction et les cadres dirigeants doivent organiser leur sphère de responsabilité de sorte que les rapports des collaborateurs concernant la violation du droit applicable ou du Code Messer (« Violations des règles Compliance ») et les soupçons présumés fondés puissent leur être adressés à tout moment, afin d’y remédier immédiatement.

La directive relative au signalement et au traitement des violations des règles chez Messer décrit comment les signalements relatifs aux violations des règles ou aux comportements répréhensibles peuvent être signalés et comment ils doivent être traités.

Les signalements peuvent être communiqués par le biais de

Dans le cadre de ce dispositif de signalement, il convient d’établir un rapport présentant les agissements face aux violations constatées des règles Compliance. Le rapport doit décrire comment les faits ont été examinés, énoncer les conséquences du manquement constaté et la décision sur les démarches à suivre.

Les membres de la direction doivent garantir, par des mesures adaptées, que tous les collaborateurs sont informés de la manière dont les violations du Code Messer doivent être signalées et à qui elles doivent l’être. Cela inclut la communication du site web utilisé pour les signalements, de la hotline et de l’adresse e-mail Compliance.

 

Bad Soden, le 1er juillet 2023
Messer SE & Co. KGaA

Bernd Eulitz, Président du Comité de Gérance *
Helmut Kaschenz, Directeur Financier *
Virginia Esly, Directrice des Opérations Europe *

* Comité de Gérance de Messer Management SE en tant qu’associé responsable personnellement et direction élargie de la KGaA.

 

 

Pour toute question relative au système de gestion des règles de compliance de Messer en France, vous pouvez contacter le Responsable Compliance local chez Messer France via l’adresse compliance@messer.fr

Compliance details

Le CMS de Messer est basé sur le Code Messer. Cet ensemble de règles doit soutenir le travail quotidien de nos collaborateurs. Le Code Messer comprend les documents suivants :

  • Code de Conduite : il définit un cadre unique et contraignant pour les sociétés de Messer au niveau mondial et se base sur les dix principes du Pacte mondial des Nations Unies relatifs aux droits humains, au droit du travail, à la protection de l’environnement et à la lutte contre la corruption.
  • Directives du Groupe Messer : les Directives du Groupe Messer constituent le cadre réglementaire des règles de conduite (Corporate Governance) et utilisent les structures et les processus de Messer.
  • Directive relative aux Responsables Compliance : cette directive relative aux Responsables Compliance (Directive CO) décrit le statut, les tâches et les compétences des responsables Compliance au sein de Messer.
  • Directive relative au signalement et au traitement des violations des règles chez Messer : elle décrit comment les signalements relatifs aux violations des règles ou aux comportements répréhensibles peuvent être signalés et comment ils doivent être traités.
  • Politiques et directives : les politiques et directives internes établies par les fonctions centrales spécialisées contiennent des champs d’application et d’action pour toutes les activités de Messer et les processus commerciaux, qui sont juridiquement contraignants pour toutes les sociétés de Messer et doivent donc être respectés par tous les collaborateurs.

Nos collaborateurs sont régulièrement confrontés à des décisions dont le contexte peut présenter des zones d’ombre. La question de savoir si un comportement est adéquat et conforme au Code Messer a souvent un caractère émotionnel et personnel, de sorte qu’il est parfois difficile de garder l’objectivité nécessaire. À cela s’ajoute le fait que les législations et les réglementations sont souvent complexes et peuvent être interprétées de différentes manières. Il est donc d’autant plus important d’aborder les problèmes.

Nos collaborateurs ont la possibilité de s’adresser en toute confiance à des interlocuteurs responsables désignés pour leurs questions, remarques, informations et autres demandes concernant le CMS de Messer. La directive relative au signalement et au traitement des violations des règles chez Messer décrit comment les signalements relatifs aux violations des règles ou aux comportements répréhensibles peuvent être signalés et comment ils doivent être traités.

Dans ce contexte, chacun peut savoir si un comportement est conforme au CMS de Messer (test d’intégrité), ainsi que quand, à qui et comment les violations suspectées doivent être signalées (Directive CO).

Si un client, un fournisseur ou un partenaire commercial a des questions ou des commentaires sur le CMS de Messer ou des indications concrètes relatives à une violation de la Compliance, il peut le signaler au Chief Compliance Officer de Messer :

Chaque collaborateur doit se demander si son propre comportement

  • est légal et en accord avec les valeurs et les règles de l’entreprise.
  • est dans le meilleur intérêt de l’entreprise et n’est pas influencé par des intérêts personnels concurrents.
  • est empreint de la conviction personnelle d’avoir pris la bonne décision et d’avoir suivi sa propre boussole éthique.
  • peut être défendu en toute bonne conscience vis-à-vis de son supérieur, de ses collègues, de sa famille ou de ses amis. Quelle serait leur réaction s’ils étaient au courant de ce comportement ?
  • serait validé suite à un examen par des tiers. Comment cela serait-il perçu à la télévision, à la radio, sur Internet ou dans les journaux ?
  • préserve la bonne réputation de Messer.

Si l’on peut répondre « oui » à chacune des questions ci-dessus, le comportement est présumé acceptable. En cas de doute sur l’une de ces questions dans un cas concret, le supérieur hiérarchique direct est généralement la personne la plus à même d’évaluer la situation et de résoudre le problème.